10 costos ocultos que pueden arruinar el presupuesto de su boda

Michelle Flores Fotografía

Establecer un presupuesto de boda realista (¡y ceñirse a él!) Es una de las partes más desafiantes de la planificación de la boda. Tendrá que investigar los costos promedio en el área donde desea casarse, buscar proveedores de bodas que puedan satisfacer sus necesidades y, lo más importante, decidir cómo usted y su futuro cónyuge lo financiarán todo. Sin embargo, incluso después de toda esa preparación, es posible que las tarifas ocultas lo tomen por sorpresa.

Una forma sencilla de tener una mejor idea del costo total de cualquier servicio o producto dado es solicitar un contrato detallado que enumere cada detalle por escrito. “Una vez que tenga todos los contratos de sus principales proveedores(lugar, catering, iluminación, etc.), luego puede evaluar cada uno de ellos línea por línea y priorizar lo que desea conservar. Es bastante sencillo pasar y elegir dos aperitivos en lugar de cuatro, saltarse la hora del cóctel crudo o reducir la cantidad de mesas de bistró y sillones de dos plazas en el salón. De esa manera, aún conserva la visión general de su boda, pero puede recortar fácilmente algunos elementos para mantenerse dentro de su presupuesto ”, dice Sara Fried de Fête Nashville.

Aquí, los profesionales de la boda nos brindan información sobre los costos inesperados más comunes de la boda para que pueda planificarlos con anticipación (o evitarlos todos juntos).

Gastos relacionados con el clima

“Elegir una fecha de boda a fines del invierno o principios de la primavera puede ahorrar miles de dólares en la tarifa de su sitio, pero tenga en cuenta que la madre naturaleza puede recuperar esos ahorros de costos”, dice Kristen Jensen de Sugar Rush Events en Walnut Creek, California. Incluso si se casa durante la temporada alta en su área, podría experimentar condiciones climáticas imprevistas como un aguacero o una ola de calor. Ahórrese el estrés de agonizar por variables que no están bajo su control al reservar un fondo de emergencia para costos inesperados y reservar un lugar que pueda adaptarse a su número de invitados y cualquier cambio climático.

“Recientemente planeé una boda al aire libre en la que tuvimos que usar nuestro fondo de emergencia”, dice Susan Dunne de Weddings By Susan Dunneen Marina Del Ray, California. La celebración se llevó a cabo en el sur de California, donde siempre hay una mínima posibilidad de lluvia. Inicialmente, se suponía que la pareja tenía una tienda de campaña de paneles abiertos para proporcionar algo de sombra a los invitados durante la cena de recepción. Sin embargo, una vez que el pronóstico mostró la posibilidad de lluvias, se vio obligada a apretar el gatillo y cambiar a una carpa cubierta, asegurándose de que las mesas y sillas no se mojaran. “Afortunadamente, en las etapas iniciales de la planificación de la boda, hablamos sobre la posibilidad de lluvia y, como ya habíamos presupuestado, la pareja no sufrió un costo inesperado”, dice Dunne.

Costo estimado:Una carpa puede costar entre $ 2,200 y $ 7,500, dependiendo del revestimiento, el estilo y la cantidad de invitados. La opción más económica es una “carpa de estructura”, que es una estructura independiente que se puede instalar en la mayoría de las superficies sólidas. Tiene tubos metálicos a la vista en el interior, que puedes dejar como están para colgar luces y decoraciones o esconder con capas de tela drapeada. Dependiendo de las condiciones climáticas, es posible que también necesite un calentador de carpa, que cuesta alrededor de $ 200 cada uno (por lo general, necesitará dos calentadores por carpa para que los huéspedes se sientan cómodos).

Propinas

Las propinas pueden acumularse rápidamente hacia el final del proceso de planificación de la boda, así que planifíquelas desde el principio para evitar excederse en el presupuesto. Considere el total que gastó con el proveedor y lo feliz que está con su nivel de servicio.

“La gente olvida que estamos trabajando durante la hora del almuerzo y estamos de pie durante 10 a 15 horas seguidas, ¡así que algo extra es muy útil! Recomendamos escribirle a su socio creativo una nota de agradecimiento, introducir el dinero en efectivo y entregárselo al contacto principal para el desembolso. Siempre propina en efectivo y en billetes pequeños directamente a los miembros del equipo que trabajan ese día ”, dice Kate Turner de Kate & Company en Kirkwood, Missouri.

Según Turner, no dar una propina porque alguien es el propietario de una empresa es un error común. Si tienen un mes de flujo de caja corto, es posible que se salten el cheque de pago para asegurarse de que sus empleados reciban el pago. Cuando se trata de propinas, los proveedores que a menudo se olvidan incluyen valets y miembros del personal que se ocupan de la decoración, la iluminación y el alquiler.

Si no tiene dinero en su presupuesto para dar propina a todos, considere otro gesto reflexivo, como escribir una reseña entusiasta en WeddingWire y enviar una nota de agradecimiento. Los agradecimientos de Facebook e Instagram también ayudan mucho a que estas pequeñas empresas sigan creciendo.

Estimación de costos: consulte la práctica Guía de propinas para bodas de WeddingWire para ayudarlo a determinar a quién dar propina y cuánto.

Tarifas de servicio, impuestos sobre las ventas y otros cargos varios

Además del costo por persona, muchos lugares tienen un cargo por servicio del 18 al 22 por ciento (que cubre al personal de servicio), junto con el impuesto sobre las ventas (el porcentaje depende del estado donde se va a casar). “La mayoría de los lugares incluyen el cargo por servicio en el contrato. Sin embargo, cuando se habla del precio por persona, a menudo se deja fuera de la conversación hasta ese momento, como ocurre con el impuesto y cualquier otro cargo ”, dice Amanda Hudes de Smiling Through Chaos en Allendale, Nueva Jersey.

Los lugares que brindan una ubicación impresionante pero que no ofrecen servicios a gran escala, como alimentos y bebidas, cobrarán una tarifa de sitio para que las parejas utilicen el espacio. Los ejemplos pueden incluir un castillo histórico o un jardín botánico. Algunos lugares permiten que la pareja traiga cualquier proveedor que les gustaría usar, mientras que otros pueden agregar un costo de penalización para los profesionales de bodas que no están en la lista de “preferidos”. También puede haber cargos adicionales por cortar pasteles y descorchar, así que consulte con su establecimiento antes de traer un dulce de una panadería exterior o su propio vino. (Nota: los favores comestibles no están sujetos a esta tarifa).

Hudes recomienda revisar el contrato línea por línea para asegurarse de que todo lo que acordó verbalmente esté por escrito. “Una vez, me contrataron después de que una pareja ya había reservado el lugar. Fue mucho más difícil demostrar que el coordinador les había prometido que se proporcionarían marcas de alcohol específicas en la boda, ya que ese punto no estaba incluido en el contrato ”, dice ella.

L.Hewitt Fotografía

Cargos por horas extras

Las bodas tienen tantas partes móviles que a veces el tiempo simplemente no funciona de la manera que las parejas esperaban. Si su evento transcurre más allá de las horas contratadas, es posible que se le apliquen cargos por horas extra. Vaya a lo seguro preguntando a todos sus proveedores sobre esto con anticipación y obteniendo las tarifas por escrito, para que sepa qué esperar. Por ejemplo, algunos lugares pueden cobrar costos de horas extra mientras que otros no. (También puede haber cargos adicionales por llegadas anticipadas).

Para ayudar a prevenir este escenario, cree una línea de tiempo realista que tenga en cuenta todos los componentes principales de la celebración de su boda. “Asigne tiempo suficiente para vestirse y tomar fotos; esas dos actividades, en particular, pueden llevar más tiempo de lo esperado. ¡No quiere arriesgarse a que sus increíbles eventos finales de boda (es decir, corte de pastel, bailes finales, salida de bengalas) no aparezcan en su cobertura de fotos / videos! ” dice Lindsay Quinn de NST Pictures .

Estimación de costos: el cargo típico “por hora” por horas extra comienza alrededor de $ 250 por hora. NST Pictures, por ejemplo, pide $ 300 por hora adicional, con la opción de agregar tantas horas como las parejas necesiten para capturar su gran día.

Montaje y desglose, así como gastos de envío

Cuando se trata del presupuesto de decoración, tenga en cuenta que los proveedores de bodas también cobran por organizar y dividir el evento. Por lo general, las tarifas de instalación y avería tienen en cuenta el gas hacia y desde el lugar, las horas necesarias para colocar todo en su lugar o retirar y embalar los artículos, y los costos de mano de obra para asistencia adicional.

“Para una boda con varios arreglos florales y elementos de diseño, el costo aumentaría porque una sola persona no podría preparar el lugar por sí misma. Además, es posible que la ubicación no permita la entrega o el arreglo de flores hasta un par de horas antes de que comience la ceremonia o la recepción. En ese caso, su diseñador floral trabaja contrarreloj y debe contratar aún más ayuda para acelerar el proceso ”, dice Jacqueline Hites de Blooming Hites.en Atlanta, Georgia. Algunos lugares cobran si quedan artículos después de una boda, por lo que es importante que su florista pueda hacerlo de manera ordenada.

Estimación del costo: “Puede ascender a más de $ 300, dependiendo de la escala de la boda y los alquileres que la pareja haya seleccionado. Para un evento más grande con 300 a 400 invitados, entonces $ 1,500 es una estimación más precisa ”, dice Laura Kurkjian de Soiree8 Rentals en Studio City, California.

Comidas del vendedor

Al calcular los costos de catering, algunas parejas olvidan tener en cuenta la provisión de comidas a su equipo de profesionales de bodas, lo que podría significar entre tres y más de 20 personas, especialmente si tiene una banda. Es imprescindible alimentar a sus proveedores con una comida caliente durante la recepción, por lo que no hay forma de evitar este gasto.

“La regla general es alimentar a todos los vendedores en la recepción. El costo es menor que la estimación de alimentos y bebidas por invitado, pero aún así debe tenerse en cuenta ”, dice Danielle Rothweiler de Rothweiler Event Design en Verona, Nueva Jersey.

Estimación del costo: en promedio, el costo de catering por proveedor puede oscilar entre $ 50 y $ 85, pero puede ser tan bajo como $ 25 a $ 35, según el lugar y la ubicación.

Entrega de bolsas de bienvenida

Recibir a los invitados con una bolsa o canasta llena de pequeños obsequios y baratijas es siempre un gesto reflexivo, especialmente si sus seres queridos tuvieron que viajar desde muy lejos para asistir a su evento. Pero lo que muchas parejas no saben es que algunos hoteles cobran una tarifa por entregar las maletas de bienvenida, ya que tienen que designar a un miembro del personal en particular para que se encargue de esta tarea. El precio depende del tipo de servicio de entrega que espera la pareja, ya sea dejándolos en cada habitación o distribuyéndolos en el momento del check-in. Negocie la tarifa de envío con su gerente de ventas; Si está reservando una cantidad significativa de habitaciones en un bloque de habitaciones, es posible que pueda usarlo como palanca.

Una forma de evitar el costo es repartir bolsas de bienvenida durante la cena de ensayo. “Algunos de nuestros clientes invitarán a sus huéspedes al bar del hotel o la suite de hospitalidad para tomar cócteles y bocadillos por la noche. Durante ese tiempo, los seres queridos pueden saludar a la pareja y recoger sus maletas. Alternativamente, la pareja puede optar por bolsas de ‘despedida’ para sus invitados, que se les distribuirán al final de la recepción ”, dice Geomyra Lewis de Geomyra Lewis Weddings & Events en Alexandria, Virginia.

Costo estimado: las tarifas de entrega comienzan alrededor de $ 2 a $ 3 por maleta, mientras que las tarifas de entrega a la habitación oscilan entre $ 3 y $ 5, según la cadena de hoteles.

Fotografía de Susie Marie

Tarifas de transporte y estacionamiento

Las parejas a menudo no saben que las empresas de transporte tienen mínimos de tiempo y máximos de ubicación. “El hecho de que los invitados necesiten ir tres cuadras desde la ceremonia hasta la recepción no significa que su proveedor pueda cobrarles solo diez minutos de su tiempo. La mayoría de las empresas tienen un mínimo de tres a cuatro horas, que generalmente no es negociable ”, dice Amy Saltzman de Alchemy Event Studio en Atlanta, Georgia. Del mismo modo, las empresas con sede en ciudades suelen cobrar una tarifa adicional por trabajar fuera de un determinado radio. Saltzman nos dice que, dependiendo del alcance del trabajo, este costo a veces se puede renunciar, pero se advierte de antemano.

¿Casarse en una ciudad metropolitana importante, como Nueva York, Washington DC o Baltimore? Tenga en cuenta las tarifas de estacionamiento y la accesibilidad antes de comprometerse con un lugar, especialmente si planea cubrir este costo para sus invitados. Aunque el contrato generalmente indica esta cantidad, Lewis recomienda estimar cuántos automóviles anticipa que estarán estacionados en la propiedad antes de comprometerse con el cargo indicado. Otra opción es proporcionar precios para un estacionamiento cercano.

Costo estimado: el estacionamiento variará según la ubicación de la boda. Por ejemplo, la tarifa puede oscilar entre $ 7 y hasta $ 50 por automóvil en el área metropolitana de DC.

Cargos del generador de energía

La mayoría de las veces, un lugar cobra por el uso de su poder más allá de lo que proporcionan internamente y un circuito primario de 20 amperios para un DJ. Si no pueden proporcionar la cantidad necesaria para el trabajo, entonces es necesario traer un generador.

“Tener un proveedor que sepa cómo crear un plan de energía es extremadamente importante. Después de todo, si se corta la luz, entonces la boda prácticamente ha terminado ”, dice Brian Lee de Elevated Pulse Productions en Irvine, California.

Estimación de costos: los precios pueden oscilar entre $ 500 y $ 2,500, según el tipo de generador.

Gastos de envío

Al comprar artículos de papelería, el franqueo normalmente no se incluye en la estimación de costos. Querrá tener esto en cuenta no solo para sus invitaciones de boda, sino también para sus fechas de reserva, tarjetas RSVP y notas de agradecimiento. Tenga en cuenta que a medida que se agregan tarjetas de inserción a la ecuación, los requisitos de franqueo aumentarán. Si está tratando de mantener los costos bajos, evite las invitaciones de forma cuadrada, que requieren más gastos de envío independientemente del peso.

“Siempre recomiendo que los clientes pesen sus artículos en la oficina de correos antes de comprar el franqueo para asegurarse de que tengan la cantidad correcta”, dice Sara Fitzgerald O’Brien de Sara Fitz Photography en Hamilton, Nueva Jersey.

Costo estimado:Una reserva de fecha típica de tamaño A-2 requeriría aproximadamente 49 centavos de franqueo. Cada conjunto de invitaciones suele costar alrededor de 70 centavos o más.

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